01
-
Связаться
Менеджер отдела продаж
Ксения
Автоматизация онлайн-центра обучения на базе Битрикс24
Объединили продажи, расписание, учёт занятий и выплаты в единый процесс на базе Битрикс24.
О клиенте
NDA
Онлайн-центр дополнительного обучения, в котором занятия проводят около 150 преподавателей. Обучение проходит дистанционно. Родители приобретают для детей абонементы, обычно на 10–15 занятий.
Что мешало работать
По мере роста центра процессы становились сложнее: данные хранились в разных системах, расписание сопоставляли вручную, а общение с учениками не было прозрачным для администрации.
01. Разрозненные сервисы
Заявка поступала с сайта на Tilda, лид обрабатывали в amoCRM и там же продавали абонемент. График и учёт занятий вели в YCLIENTS, управленческую отчётность — в Google Таблицах. Системы не были связаны между собой: данные приходилось переносить вручную, выгружать и сверять.
02. Ручное формирование расписания
У преподавателя свой график доступности, у ученика — свой график занятий. Менеджер вручную сопоставлял даты и время, подбирал специалиста и согласовывал встречи. Любое изменение запускало новый круг согласований.
03. Недостаточная прозрачность занятий
Часть общения преподавателей с учениками проходила вне сервисов центра. Из-за этого администрации было сложнее отслеживать соблюдение договорённостей, контролировать проведение занятий и своевременно разбирать возникающие проблемы.
04. Риск ухода клиентов к преподавателям
Общение через личные мессенджеры позволяло преподавателям договариваться с учениками о занятиях напрямую, минуя центр обучения. В результате компания теряла клиентов, выручку и контроль над оказанием услуг.
Задача проекта
Цель проекта — собрать весь цикл работы образовательного центра в одной системе: от заявки и продажи абонемента до подбора преподавателя, расписания, учёта занятий и расчёта выплат.
Один сценарий вместо несвязанных действий
02
Работа с клиентом, продажа
03
Оплата, выдача абонемента
04
Подбор преподавателя
05
Формирование расписания
06
Проведение занятий
07
Сбор обратной связи, допродажа
08
Расчёт вознаграждения преподавателя
Этапы реализации
01. Описали весь процесс работы центра
Разобрали путь клиента от заявки до оплаты, занятий и отчётности. Описали, как сотрудники обрабатывают лиды, продают абонементы, подбирают преподавателей, согласуют расписание, проводят и учитывают занятия, рассчитывают выплаты и контролируют качество взаимодействия с учениками. Зафиксировали роли участников и связи между данными.
02. Спроектировали реализацию на базе Битрикс24
На основе описанного процесса спроектировали единую систему. Полностью индивидуальная разработка не соответствовала доступному бюджету, поэтому за основу взяли коробочную версию Битрикс24. Разделили роли родителя, ученика, преподавателя, отдела продаж и руководителя.
03. Реализовали продажи, получение оплаты и абонементы
Связали обработку лида, продажу и оказание услуги. Заявка поступает с Tilda, отдел продаж работает с ней в CRM. После получения оплаты система формирует абонемент, а на его основе — отдельные занятия со статусами и связями.
Разделили данные плательщика и ученика: родитель оплачивает услугу, а занятия и история их прохождения относятся к ученику. К одному родителю можно привязать нескольких детей. Интегрировали оплату через Т-банк и перенесли данные из amoCRM.
04. Автоматизировали подбор преподавателя и формирование расписания
Учли график доступности преподавателя и график необходимых занятий ученика. Система сопоставляет два расписания, квалификацию и график специалиста на всю последовательность занятий, а не на одну свободную дату. При этом учитываются уже назначенные встречи.
После согласования встречи попадают в календарь. Отдельное занятие можно перенести без перестройки всего абонемента.
05. Настроили учёт занятий, финансовый учёт и расчёт выплат
Каждое занятие связано с абонементом, учеником и преподавателем. По статусам и результатам проведённых занятий ведётся учёт оказанных услуг. На их основе рассчитываются начисления и выплаты преподавателям с учётом условий оплаты: фиксированной части, премии и оплаты за занятия.
Подготовили данные для управленческой отчётности о проведённых занятиях, начислениях и выплатах.
06. Организовали личные кабинеты участников процесса
Участники работают в ролевых кабинетах.
Ученик и родитель получают доступ к расписанию, информации о абонементе и занятиях, а также к необходимым сообщениям и материалам. Родитель видит сведения о нескольких детях, если они привязаны к одному плательщику.
Преподаватель видит свой график, ведёт занятия, отмечает результаты и взаимодействует с учениками и родителями во внутренних инструментах центра. Для онлайн-занятий используется видеосвязь.
Отдел продаж и руководители получают информацию о продажах, абонементах, проведённых занятиях и расчётах в соответствии со своей ролью.
Результат
Больше занятий — без пропорционального роста административной нагрузки
Связали продажи и оказание услуг в единую цепочку — от абонемента и расписания до проведённого занятия, расчёта выплат и отчётности. Сотрудникам требуется меньше ручных переносов данных, сверок и согласований.
01. Данные связаны между собой
Вместо разрозненных записей о продаже, абонементе, расписании и занятиях сотрудники получают единую картину по каждому ученику. Данные не нужно постоянно собирать из нескольких сервисов.
02. Расписание требует меньше согласований
Доступность преподавателя сопоставляется с графиком ученика на весь курс. Отдельное занятие можно перенести без пересогласования остального расписания.
03. Выше прозрачность оказания услуг
Статусы занятий и отчёты преподавателей фиксируются в системе. Центр может отслеживать выполнение занятий и своевременно разбирать отклонения, а не полагаться только на личные сообщения.
04. Общение остаётся в рабочем контуре
Рабочие коммуникации организованы в инструментах центра, а доступ разграничен по ролям. Это снижает зависимость от личных аккаунтов преподавателей и риск потери контакта с учениками.
05. Выплаты опираются на проведённые занятия
Данные о состоявшихся занятиях используются для учёта остатка абонемента, расчёта вознаграждений и подготовки финансовой отчётности. Меньше ручных сверок между менеджерами и сотрудниками, отвечающими за расчёты.
«После внедрения системы клиент поделился с нами результатами автоматизации. По его данным, удалось высвободить около 377 часов административной работы в месяц и увеличить операционную прибыль примерно на 10% без роста выручки.»
-
Наш отдел свяжется в ближайшее время!
Ксения
Менеджер отдела продаж
-
Подключусь на этапе обсуждения технических вопросов
Андрей Титов
Коммерческий директор
-
Сопровожу работы по дизайну проекта
Оля Линькова
Lead UX/UI Design
-
Выстрою процессы реализации
Константин Овчинников
Lead PM
-
Наши клиенты не по ту сторону компании. Они – ее часть!
5
-
Наш отдел свяжется в ближайшее время!
Ксения
Менеджер отдела продаж
-
Подключусь на этапе обсуждения технических вопросов
Андрей Титов
Коммерческий директор
-
Сопровожу работы по дизайну проекта
Оля Линькова
Lead UX/UI Design
-
Выстрою процессы реализации
Константин Овчинников
Lead PM
-
Наши клиенты не по ту сторону компании. Они – ее часть!
5