Идеальное IT-решение для оптимизации процесса управления закупками
Клиент значительно сократил затраты на организацию процесса закупок с помощью автоматизированной IT-платформы.
К сожалению не всегда есть возможность раскрыть имя клиента, но кейсом мы хотим поделиться. Проект выполнен для сети современных салонов кожгалантереи.
Проблемы
С ростом компании ошибки в управлении закупками, издержки, отсутствие прозрачного и сквозного бизнес-процесса привели к снижению маржинальности продаж и общей прибыли.
Бесконечно тянулось согласование лимитов на закупки с филиалами сети.
Поставщики выбирались нерационально, не было возможности провести сравнительный анализ условий поставок.
Участились случаи повторных заказов одних и тех же позиций.
Задачи
Разработать платформу автоматизации закупки товаров и взаимодействия с поставщиками. Создать удобный web-интерфейс – интегрированный со структурой компании.
Аудит бизнес-процесса и поиск источников проблем
Этап 1
Выделение и распределение лимитов
- Ручной анализ продаж
- Согласование с филиалами
Этап 2
Организация заказов
- Нет контроля за лимитами
- Нет информации о товарах в пути
Этап 3
Выбор поставщика и заказ товара
- Нет понимания о динамике цен
- Нет обратной связи с филиалами
Этап 4
Сбор предложений поставщиков
- Работа с поставщиками по отдельности
- Ручная агрегация заказа
Итого
Реализовали свое решение для оптимизации процессов
Визуализация решений по оптимизации бизнес-процессов клиента
Актуальная система взаимодействия с поставщиками
Приняли решение разработать IT-платформу – функциональный инструмент для взаимодействия поставщиков и розницы.
Платформа состоит из 6 блоков
01
Личный кабинет руководителя филиала сети
Возможность оформлять заказы в рамках лимита, получать информацию о сроках доставки и статусах товаров, формирования отзывов.
02
Личный кабинет отдела закупок
Назначение лимитов закупок, корректировка заказов филиалов, выбор предложений поставщиков, утверждение сроков поставок.
03
Личный кабинет поставщика
Работа с заказами, формирование предложений поставок, предложение новинок.
04
Интернет-магазин для оформления заказов
Актуальные позиции товаров и цены, лимиты закупок, объединение азрозненных заказов, рейтинги товаров и отзывов, подсказки о движении товаров.
05
Подсистема аналитики и обратной связи
Фиксация остатков и излишков товаров, приход на склад, закупочные цены, расчет и распределение лимитов, пересчет цен по курсу ЦБ и формирование рейтингов товаров.
06
Модуль обмена данными с 1С
Товары, остатки и цены, поступление товаров, закупочные цены, объемы продаж филиалов.
Ключевые возможности:
- формирование списка закупок исходя из продаж за предыдущие периоды;
- исключение повторно заказываемых товаров для реализации без учета складских остатков;
- демонстрация потребностей магазина поставщикам;
- отображение рейтинга товаров – внутренняя оценка и продаваемость;
- отображение отзывов и обратной связи по товарам;
- контроль расходов денежных средств, распределение в зависимости от продаж розничных точек;
- возможность пополнять каталог магазина товарными позициями из предлагаемых прайсов.
Интеграция с 1С
Наш клиент работает на программном продукте 1С: УТ 11. И чтобы повысить эффективность процесса закупок на стороне системы 1С, было решено несколько задач.
Дизайн интерфейса
Мы основательно проработали UX/UI дизайн проекта. Использовали стандартный шаблон, сделав интерфейс понятным и удобным. Цветовая гамма — базовые нейтральные цвета, чтобы не отвлекать пользователя от работы с большими массивами данных.
«Проработали каждую страницу в соответствии с прототипами, уделяя особое внимание удобству интерфейса. Итогом работы стали 50 макетов, каждый из которых качественно подготовлен для верстки».
Лидер команды «Дизайн»
Оля Демидова
Эффективность проекта и бизнес-выгода
Спустя месяц после внедрения IT-платформы в компании выросла скорость работы с поставщиками, снизилось количество дублирующихся заказов, сделки стали проводиться на наилучших условиях.
на 4% снизились издержки на покупку товаров.
в 3,5 раза снизилась трудоемкость бизнес-процесса заказа товаров за счет автоматизации.
на 4% увеличилась маржинальность товаров.
Итого
Увеличение объема продаж на 1,5% – за счет системы рейтингов
Основные аргументы выбора – приемлемая цена, удобство использования и интуитивно понятный интерфейс. Благодаря нашему опыту и квалификации, проект был завершен в срок.
Презентацию и обучение работе с инструментами платформы мы проводили в формате онлайн. Видео записывались и передавались клиенту для повторного изучения или обучения нового персонала.
Расскажем больше внутрянки в нашем канале
Вероника Зуй , Бренд-менеджер
«Мы дали возможность новому сервису выгружать на интернет-портал необходимые данные по каталогу товаров, включая розничные цены, последние цены поставок в разрезе поставщиков, фото товаров. Также разработали механизм расчета лимитов на закупку для розничных магазинов – в зависимости от финансового результата каждого из них за последний расчетный период. Кроме того, к передаче информации по каталогу товаров из 1С добавили выгрузку сумм-остатков лимитов на закупку в разрезе каждого магазина».
Лидер команды «1С-разработка»
Станислав Герасимов